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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, bénéficiez du classification électronique. Mais, qu’est ce que le classement électronique ? Le classification électronique est un mécanisme de conservation de vos données personnelles ( photos, documents de facturation, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques € tous les mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou un cambriolage est encore possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres occasions peuvent vous faire perdre tous vos précieux papiers. Il est ainsi plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte de naissance est conçu en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui répondent à deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme actuels à la naissance remplissent ce qu’on nomme le constat de naissance. Celui-ci a le lieu, le délai et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son baise. Il a aussi le prénom et le nom de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat de naissance a le nom et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est imprimé en deux exemplaires, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents au même moment que le formulaire de déclaration d’arrivée sur terre.
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas à coup sûr à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le bureau de la défunte machine. Avec un petit tool comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à garder dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais fournissent des documents importants.
en cas d’ pile de papiers administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter est très forte. Cependant, il est essentiel de savoir que une multitude d’ papiers doivent être conservés pendant un délai prévu par la loi. concrètement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation tendre. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas placer très vite. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le mettre de coté puis remiser la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue fastidieux. Non, la bonne manière de faire, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois mensuellement, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Trier et assurer ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou aucune ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une besogne inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1h le vendredi matin à 9h. Pensez de plus à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre disque dur.
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