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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classification électronique. Mais, qu’est ce que le classement électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, documents de facturation, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques € tous les mois, vos données seront conservées sur un hdd extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou une effraction est toujours possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, un cambriolage ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est donc plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site extérieur.
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être exigées : soit une copie totale qui intègre, en plus des infos indispensables, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la nationalité française ; soit un levé d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments concernant les parents ou enfin un retiré d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui se met à chacun de vos documents : il est capital de se renseigner pour ne pas faire des rencontres de difficultés plus tard ! ainsi que vous êtes en pleine possession de chaque ces infos, vous pouvez commencer le rangement. en premier lieu, comme la grande majorité des personnes, vous avez sans aucun doute des papiers en attente de classification. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en mettant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Pour bien mettre de coté, il faut faire la différence entre les documents courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques types de rangement pour les différents genres de papier : Les chemises à soufflet sont pratiques pour placer les papiers volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une habitation ).
La première chose que tu peux s’y prendre pour assurer au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les emails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers efficaces voire même indispensables, tu es en mesure de opter pour leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à prendre soin. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je trouve ça plus simple et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin de temps en temps, pense à en stocker une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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